Электронное подписание или обмен сканами: в чём разница

Обмен сканами — это пересылка картинки бумажного документа: подпись на ней нельзя проверить, а текст легко подменить. Электронное подписание — это отдельная процедура, при которой фиксируется, кто подписал (по коду, отправленному на его телефон или почту), какой именно файл и когда. Поэтому в споре скан почти всегда приходится подкреплять оригиналом или перепиской, а электронно подписанный документ сам несёт доказательства. Сканы допустимы, если стороны заранее договорились их признавать, но надёжнее подписывать документ электронной подписью.

Ниже — чем на деле отличаются два способа, где у сканов слабые места и что выбрать в вашей ситуации.

Что такое обмен сканами и почему его считают «почти подписанием»

Обычная схема выглядит так: одна сторона распечатывает договор, подписывает ручкой, сканирует или фотографирует и отправляет по почте или в мессенджере. Вторая делает то же самое со своей стороны. В итоге у каждого есть файл, на котором видны обе подписи.

Кажется, что договор заключён. Но с точки зрения закона у вас на руках копия, а не оригинал. Оригинал — бумажный лист с живой подписью, и он лежит у того, кто подписывал. Если листов два и каждая сторона подписала свой, то полного оригинала с обеими подписями может не существовать вовсе.

Гражданский кодекс разрешает заключать договор обменом электронными документами, но с условием: способ связи должен позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Письменная форма сделки соблюдена, если по документу можно определить, кто его подписал, и воспроизвести содержание (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Скан сам по себе ни того, ни другого надёжно не доказывает.

Слабые места сканов

• Подпись можно перенести. Картинку подписи легко вырезать из одного документа и вставить в другой. По скану не отличить живую подпись от вставленной.
• Текст можно заменить. Достаточно подменить одну страницу из нескольких. Если страницы не прошиты и не подписаны каждая, доказать, что подписали другую редакцию, будет трудно.
• Неясно, кто отправил. Письмо с общего ящика или сообщение с чужого телефона не подтверждает, что документ отправил сам подписант.
• Неясна дата. На скане видно только то, что написано на бумаге. Когда именно человек подписал, по файлу не установить.
• Копии могут не совпасть. Если у сторон окажутся разные сканы, суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждённые только копиями, когда оригинал не представлен, копии не тождественны и подлинное содержание установить нельзя (ч. 7 ст. 67 ГПК РФ). Похожее правило есть и в арбитражном процессе.

Поэтому на сканы часто полагаются «до встречи», а потом всё равно обмениваются бумажными оригиналами по почте. В итоге договор подписывают дважды, а неделю-другую стороны живут с документом, который трудно защитить.

Чем электронное подписание отличается по сути

При электронном подписании подписывают сам файл, а не картинку бумаги. Чаще всего для договоров между людьми и с клиентами используют простую электронную подпись (ПЭП). Это коды, пароли или иные средства, которые подтверждают, что подпись сформировал определённый человек (ч. 2 ст. 5 закона № 63-ФЗ). Документ с такой подписью равнозначен бумажному с подписью от руки, если это предусмотрено законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

На практике это выглядит так:

1. Документ загружают в сервис подписания, и он вычисляет отпечаток файла — хеш. Любое изменение текста меняет отпечаток.
2. Подписант получает ссылку, открывает документ и принимает правила использования ПЭП.
3. Он вводит одноразовый код, который пришёл на его телефон или почту.
4. Сервис записывает, кто, когда и с какого устройства подписал, и выдаёт всем сторонам один и тот же подписанный файл с отчётом.

Получается, что на каждый слабый пункт сканов есть ответ: подпись привязана к контакту человека, текст — к отпечатку файла, время — к журналу событий. А документ у сторон один, а не две разные копии. Подробнее о том, какие следы подписания стоит сохранить, — в статье «Как подтвердить, что клиент подписал договор».

Когда сканов достаточно, а когда нет

Сканы не запрещены. Они работают лучше, если в договоре заранее прописано:

• что стороны признают документы, переданные по электронной почте, имеющими силу оригинала;
• с каких адресов почты стороны отправляют документы — конкретные адреса, а не «по известным контактам»;
• что стороны обязуются обменяться оригиналами, если одна из них потребует.

Такая оговорка помогает, но не закрывает все риски. Если договор с этим условием подписан тоже сканом, вопрос о том, кто его подписал, остаётся. Кроме того, многие договорённости по почте подтверждаются только всей перепиской целиком, а её придётся сохранять и представлять.

Сканы можно оставить для того, что не вызывает споров: обмен копиями уже подписанных документов, черновики, справочные материалы. Электронное подписание стоит выбрать, если:

• договор связан с деньгами — заём, аренда, предоплата за услуги;
• стороны раньше не работали вместе и друг друга не знают;
• документ потом может понадобиться в споре или для проверки;
• подписывают больше двух сторон или нужно соблюсти порядок подписания;
• одна из сторон — частное лицо без принтера и сканера.

Честно о границах: ни сканы, ни простая подпись не подойдут, если закон требует нотариального удостоверения, квалифицированной подписи или государственной регистрации по бумажным документам.

Типичные ошибки при переходе со сканов

• Считать электронной подписью картинку. Вставленное в PDF изображение подписи — это всё тот же скан, только без бумаги. Подписью оно не становится.
• Подписывать без соглашения. Простая подпись равнозначна ручной, только если стороны договорились об этом. Соглашение должно быть принято до подписания.
• Отправлять код на чужой контакт. Код должен прийти на телефон или почту самого подписанта, а не менеджера или общий ящик.
• Пересохранять документ после подписи. Подписан конкретный файл. Если его открыть в редакторе и сохранить заново, отпечаток изменится, и это придётся объяснять.
• Не скачивать отчёт. Подписанный PDF без отчёта и журнала событий доказывает гораздо меньше.

Как сделать это онлайн

В сервисе ПЭП договор подписывают за несколько шагов:

1. Загрузите готовый файл — PDF, Word или фото страниц — или соберите договор по шаблону.
2. Укажите вторую сторону: ФИО и почту, телефон — по желанию. Регистрироваться ей не нужно.
3. Человек откроет ссылку на телефоне или компьютере, прочитает договор и примет соглашение об использовании ПЭП.
4. Каждая сторона подписывает одноразовым кодом из SMS или письма.

После подписания у всех сторон остаются подписанный PDF с отметкой о подписании, отчёт о подписании и журнал событий с цепочкой хешей, где записаны время, IP-адрес и устройство участников. По желанию можно включить фото подписанта перед подписью. Подлинность любой копии потом проверяют в разделе «Проверить документ»: сервис покажет, менялся ли файл после подписи.

Подробно о том, как это устроено для частных лиц, — на странице о том, как подписать договор между физлицами онлайн. Начать можно после бесплатной регистрации.

Коротко

• Скан — это копия бумажного документа: по нему трудно доказать, кто, что и когда подписал.
• Электронное подписание фиксирует подписанта, текст и время и выдаёт всем один и тот же файл.
• Сканы работают надёжнее, если в договоре заранее прописаны адреса почты и признание таких документов.
• Для договоров с деньгами и с незнакомыми людьми лучше подписывать электронно.
• Нотариальные сделки и сделки с регистрацией по бумажным документам так не оформить.

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией.