Какие документы можно подписывать простой электронной подписью, а какие нельзя

Простой электронной подписью (ПЭП) можно подписывать большинство обычных договоров и документов: договоры аренды, займа, услуг и подряда, расписки, акты, дополнительные соглашения, согласия на обработку персональных данных. Условие одно — стороны заранее договорились, что подпись кодом равна подписи ручкой. Нельзя подписывать ПЭП документы, для которых закон требует нотариального удостоверения, усиленной электронной подписи или подачи в госорган в особом порядке: брачный договор, завещание, договор ренты, продажу доли в ООО, налоговую отчётность, электронные счета-фактуры.

Ниже — откуда берутся эти границы, два списка документов и простая проверка, которую стоит пройти перед отправкой договора на подпись.

Почему большинство договоров можно подписать кодом

Гражданский кодекс считает письменную форму сделки соблюдённой, если её совершили с помощью электронных средств, которые позволяют воспроизвести содержание документа и достоверно определить, кто его подписал (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Закон не требует для этого какой-то определённой подписи.

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» добавляет: документ с простой электронной подписью равнозначен бумажному с подписью ручкой, если это предусмотрено законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6). Для договоров между людьми и с бизнесом обычно работает второй вариант — соглашение. Какие пункты в нём нужны, мы разобрали в статье «Соглашение об использовании ПЭП: что в нём должно быть».

Получается простое правило: если закон не требует для документа особой формы, его можно подписать ПЭП. Ограничения — исключения, и их немного.

Что можно подписывать простой электронной подписью

Вот документы, которые чаще всего подписывают кодом из SMS или письма.

Договоры между людьми

• договор аренды (найма) квартиры, комнаты, дома;
• договор займа и расписка в получении денег;
• договор купли-продажи вещи, в том числе автомобиля;
• соглашение о задатке и авансе;
• договор безвозмездного пользования.

Договор купли-продажи автомобиля нотариуса не требует. Но для регистрации машины в ГИБДД обычно приносят бумажный экземпляр, поэтому стороны часто подписывают и электронную, и бумажную версии.

Договоры с клиентами и подрядчиками

• договоры оказания услуг и подряда;
• договор с самозанятым или фрилансером;
• акты выполненных работ и приёма-передачи;
• дополнительные соглашения, спецификации, приложения;
• соглашение о расторжении договора;
• соглашение о конфиденциальности.

Согласия и подтверждения

• согласие на обработку персональных данных — закон № 152-ФЗ прямо допускает электронную форму, подписанную электронной подписью по правилам 63-ФЗ (ч. 4 ст. 9);
• подтверждение ознакомления с правилами, памяткой, прайсом;
• согласия клиента в салоне, фитнес-клубе, детском центре, ветклинике;
• заявления, анкеты, лист просмотра квартиры.

Что нельзя подписывать простой электронной подписью

Ограничения бывают трёх видов.

Нужен нотариус

Если закон требует нотариального удостоверения, документ удостоверяет нотариус — подписи сторон кодом недостаточно. Сюда относятся:

• брачный договор и соглашение об уплате алиментов;
• завещание;
• договор ренты, в том числе пожизненного содержания с иждивением;
• договор продажи доли в уставном капитале ООО;
• большинство сделок по продаже доли в праве собственности на квартиру или дом;
• доверенности на сделки, которые сами требуют нотариальной формы, и на распоряжение правами, зарегистрированными в госреестре.

Нотариус может удостоверить сделку и в электронном виде, но это отдельная процедура у нотариуса, а не подписание по ссылке.

Нужна усиленная подпись

Некоторые документы закон или порядок госоргана требует подписывать квалифицированной подписью (КЭП):

• налоговая и бухгалтерская отчётность, которую сдают в электронном виде;
• электронные счета-фактуры;
• заявки и договоры на госзакупках и электронных торгах;
• документы, которые подают в Росреестр электронно, например заявление о регистрации перехода права на квартиру.

Сам договор купли-продажи квартиры закон не запрещает заключить в простой письменной форме. Но чтобы подать его в Росреестр онлайн, понадобится КЭП, а с ПЭП его придётся распечатать и нести в МФЦ. На практике такие сделки проще сразу оформлять на бумаге или через электронную регистрацию с КЭП.

Есть особый порядок

• Кадровые документы. Трудовой кодекс разрешает электронный кадровый документооборот, но устанавливает для него свои правила и виды подписей (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Трудовой договор, приказы и заявления работника нельзя просто отправить на подпись кодом, как договор с клиентом, — сначала проверьте эти требования.
• Документы, которые требует принести в оригинале конкретная организация. Банк, ГИБДД, консульство или суд могут попросить бумажный документ с живой подписью. Это не делает электронный договор недействительным, но бумажный экземпляр всё равно понадобится.

Как проверить свой документ: 4 вопроса

Прежде чем отправлять документ на подпись, ответьте на четыре вопроса. Если все ответы «нет», ПЭП подходит.

1. Требует ли закон нотариуса? Брачные, наследственные, рентные договоры, доли в ООО и в квартире — обычно да.
2. Нужно ли подавать документ в госорган электронно? Налоговая, Росреестр, торги — там, как правило, нужна КЭП.
3. Это кадровый документ? Тогда действуют правила Трудового кодекса об электронном документообороте.
4. Попросят ли оригинал на бумаге? Если документ понадобится в ГИБДД, банке или для визы, заранее подготовьте и бумажный экземпляр.

И проверьте, что со второй стороной есть соглашение о ПЭП: отдельным документом, пунктом в договоре или в правилах сервиса, которые подписант принимает перед подписанием.

Типичные ошибки

• Подписывать кодом то, что требует нотариуса. Например, договор продажи доли квартиры между родственниками. Такую сделку можно оспорить из-за несоблюдения формы, и Росреестр её не зарегистрирует.
• Забывать про соглашение о ПЭП. Без него договор всё равно можно доказать, но равнозначность бумаге придётся отстаивать в споре.
• Подписывать файл, который потом меняют. Подписывать нужно окончательную версию. Любые правки после подписания — только дополнительным соглашением.
• Не сохранять доказательства. Скачайте подписанный документ и отчёт о подписании: время, контакт, на который пришёл код, журнал действий.
• Считать скан с подписью электронной подписью. Отсканированный лист с подписью ручкой — это копия, а не электронная подпись.

Как подписать документ простой подписью онлайн

Если ваш документ прошёл проверку выше, его можно подписать в сервисе ПЭП без встречи и без установки программ:

1. Загрузите договор в PDF или Word либо выберите готовый шаблон.
2. Укажите подписантов: имя и телефон или почту.
3. Каждый подписант открывает ссылку, читает документ и вводит код из SMS или письма. Перед этим он принимает соглашение об использовании простой электронной подписи.
4. После подписания все стороны получают документ и отчёт с журналом действий и контрольной суммой файла — по ней видно, что текст после подписания не менялся.

Подробнее о том, как это устроено, — на странице подписать документ простой электронной подписью. Попробовать можно после бесплатной регистрации.

Если документ требует нотариуса или КЭП, сервис ПЭП его не заменит — честнее сразу оформить его по правилам.

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией.