Соглашение об использовании ПЭП: что в нём должно быть

Соглашение об использовании простой электронной подписи (ПЭП) — это договорённость сторон о том, что подпись кодом из SMS, паролем или другим способом считается равнозначной подписи ручкой. По закону в нём обязательно должны быть два пункта: правила, по которым определяют, кто именно подписал документ, и обязанность держать ключ подписи (код, пароль) в тайне. Всё остальное — способ подтверждения, хранение документов, порядок споров — добавляют для надёжности.

Ниже — зачем нужно такое соглашение, какие разделы в нём писать и как его заключить, не встречаясь с клиентом.

Зачем нужно соглашение о простой подписи

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признаёт документ, подписанный простой электронной подписью, равнозначным бумажному с подписью ручкой в двух случаях (ч. 2 ст. 6):

1. это прямо предусмотрено законом или иным нормативным актом — так работают, например, Госуслуги;
2. участники электронного взаимодействия заранее об этом договорились.

Для договоров между людьми и бизнесом обычно подходит только второй путь. Без соглашения подпись кодом всё равно что-то доказывает — переписку и действия в системе можно предъявить в суде, — но равнозначность бумаге придётся отстаивать. Соглашение снимает этот вопрос заранее: стороны сами признали, что код — это подпись.

Подробнее о том, как устроена такая подпись и где вы уже ей пользуетесь, — в статье «Что такое простая электронная подпись простыми словами».

Два обязательных пункта по закону

Статья 9 закона № 63-ФЗ говорит, что соглашение между участниками электронного взаимодействия должно содержать:

• Правила определения подписанта. Как по подписи понять, кто подписал документ. Например: «документ считается подписанным Клиентом, если подтверждён одноразовым кодом, отправленным на номер телефона, указанный Клиентом в разделе реквизитов».
• Обязанность хранить ключ в тайне. Ключ простой подписи — это код, пароль или иной секрет. Сторона, которая им пользуется, обязуется никому его не сообщать.

Если одного из этих пунктов нет, соглашение не выполняет главную задачу. Поэтому проверяйте их первыми — и в своём шаблоне, и в соглашении, которое предлагает сервис подписания.

Что ещё стоит прописать

Закон требует немногого, но на практике споры возникают из-за деталей. Хорошее соглашение отвечает на вопросы, которые всплывут, если что-то пойдёт не так.

Какие документы подписываются электронно

Перечислите виды документов: договор, приложения, акты, дополнительные соглашения, уведомления. Или напишите, что соглашение распространяется на все документы в рамках конкретного договора. Так не будет спора, распространяется ли подпись кодом на допсоглашение о новой цене.

Как формируется и проверяется подпись

Опишите технику простым языком: куда приходит код (телефон, почта), сколько он действует, что происходит после ввода. Если сервис вычисляет контрольную сумму файла (хеш) и сохраняет журнал действий, упомяните это: так видно, что подписан именно этот текст и после подписания его не меняли.

Контакты сторон и их смена

Раз подписанта определяют по номеру телефона или адресу почты, эти данные должны быть указаны, а их смена — оформлена. Пропишите, что сторона обязана сообщить о новом номере и до этого момента отвечает за действия со старого.

Что делать при утечке кода

Если код или доступ к почте попали к постороннему, сторона должна сразу сообщить об этом другой стороне. Укажите, как сообщить (письмо, звонок, сообщение в сервисе) и с какого момента подписи с этого контакта больше не признаются.

Хранение и копии

Где хранятся подписанные документы и отчёт о подписании, может ли каждая сторона скачать их в любой момент, сколько они хранятся. Для документов, по которым возможны претензии, разумно хранить файлы не меньше срока исковой давности.

Порядок разрешения споров

Какие данные считаются доказательством: журнал событий, отчёт о подписании, контрольная сумма файла. Это не связывает руки суду, но показывает, что стороны заранее согласились с этими доказательствами.

Отдельное соглашение или пункт в договоре

Есть три распространённых способа оформить договорённость.

• Раздел в основном договоре. Подходит для разового договора: в нём же пишут, что стороны признают подпись кодом. Спорный момент — условие о подписи подписывается той же подписью, которую оно вводит. Чтобы не давать повода для спора, многие оформляют соглашение отдельно и принимают его до подписания договора.
• Отдельное соглашение с клиентом. Удобно, когда документов будет много: подписали один раз, дальше все акты и допсоглашения идут по его правилам.
• Присоединение к правилам сервиса. Сервис подписания публикует соглашение, а подписант присоединяется к нему, отмечая галочку перед первой подписью. Это договор присоединения (ст. 428 ГК РФ): его условия определены одной стороной и принимаются целиком.

Третий вариант встречается чаще всего, потому что не требует подготовки от каждого отправителя. Но смотрите, между кем оно заключено: соглашение с сервисом и договорённость между вами и клиентом — не одно и то же. Хорошо, когда в правилах сервиса прямо сказано, что пользователи признают подпись кодом равнозначной собственноручной во взаимоотношениях друг с другом.

Типичные ошибки

• Нет правил определения подписанта. Соглашение говорит, что «подпись кодом признаётся», но не говорит, по какому номеру или адресу определяют, чья это подпись.
• Нет обязанности хранить код в тайне. Без неё сложнее возражать, если сторона скажет, что код ввёл кто-то другой.
• Соглашение заключено после подписания. Его принимают до первой подписи, а не задним числом.
• Контакты не указаны или устарели. Код уходил на номер, которого в документах нет.
• Не сохранена версия соглашения. Правила сервиса меняются. Важно, чтобы было видно, к какой редакции присоединился подписант и когда.
• Попытка использовать ПЭП там, где она не годится. Соглашение не поможет, если закон требует нотариальную форму, квалифицированную подпись или государственную регистрацию по бумажным документам.

Как заключить соглашение онлайн

1. Подготовьте текст. Возьмите соглашение сервиса или свой шаблон и проверьте два обязательных пункта.
2. Укажите контакты подписанта — телефон или почту, на которые придёт код.
3. Отправьте документ на подпись. Подписант открывает ссылку, читает документ и отдельно подтверждает, что присоединяется к соглашению.
4. Подписант вводит код. С этого момента подпись кодом признаётся сторонами равнозначной собственноручной.
5. Сохраните результат: подписанный файл, отчёт о подписании и редакцию соглашения, действовавшую на дату подписи.

В сервисе ПЭП соглашение об использовании простой электронной подписи показывается подписанту перед первой подписью: он отмечает, что присоединяется к нему, и подтверждает документ кодом. Сервис запоминает дату присоединения и версию соглашения, а в отчёте о подписании фиксирует контрольную сумму файла и историю действий.

Короткий чек-лист

• В соглашении есть правила определения подписанта.
• Есть обязанность хранить код и пароль в тайне.
• Указаны телефон или почта, на которые приходит код, и порядок их смены.
• Понятно, на какие документы распространяется соглашение.
• Описано, что делать при утечке кода.
• Соглашение принято до первой подписи, а его редакция сохранена.
• Документ не требует нотариуса, КЭП или регистрации на бумаге.

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией.