Как подписать договор, если стороны в разных городах

Если стороны в разных городах, договор не обязательно подписывать при встрече. Есть четыре рабочих способа: отправить бумажные экземпляры почтой, передать их курьером, обменяться сканами или подписать договор электронной подписью. Быстрее и надёжнее всего — электронное подписание: оно занимает минуты, а по журналу событий видно, кто и когда подписал. Почта и курьер подходят, когда закон или контрагент требуют бумагу, а обмен сканами годится только для мелких договоров, и то с оговорками.

Ниже — как выбрать способ, что прописать в самом договоре и какие ошибки чаще всего мешают потом доказать, что договор заключён.

Можно ли заключить договор без встречи

Да. Гражданский кодекс разрешает заключать договор не только одним документом, подписанным сторонами за одним столом, но и обменом документами, в том числе электронными (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Письменная форма считается соблюдённой и тогда, когда сделка совершена электронно и можно достоверно определить, кто выразил волю (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Так что вопрос не в том, можно ли подписать договор на расстоянии, а в том, как сделать это так, чтобы потом никто не сказал «я этого не подписывал» или «у меня другая редакция».

Исключения есть. Удалённо по почте или электронно не получится оформить сделки, которые требуют нотариуса или подписи на бумаге в госоргане: например, некоторые сделки с долями в ООО, брачный договор, договор ренты. Для них стороны либо встречаются у нотариуса, либо каждая обращается к нотариусу в своём городе — порядок лучше уточнить у самого нотариуса заранее.

Четыре способа подписать договор на расстоянии

Почта

Классический вариант: вы печатаете два экземпляра, подписываете их и отправляете второй стороне. Она подписывает и возвращает один экземпляр вам.

• Плюсы: на руках остаются оригиналы с живыми подписями.
• Минусы: долго — письмо идёт в одну сторону от нескольких дней до пары недель, а договор нужно отправить туда и обратно. Письмо может потеряться.
• Как снизить риск: отправляйте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись подтвердит, что именно было в конверте, а уведомление — что письмо получено.

Курьер

То же самое, что почта, но быстрее и дороже. Удобно, когда договор крупный и нужны оригиналы в течение пары дней. Сохраните накладную и подтверждение доставки — они пригодятся, если придётся доказывать дату передачи.

Обмен сканами

Стороны распечатывают договор, подписывают, сканируют и пересылают друг другу по почте или в мессенджере. Это быстро, но надёжность низкая: скан или фото не доказывают подлинность подписи, а подставить чужую подпись в картинку несложно. Если вы всё же выбираете сканы, пропишите в договоре, что стороны признают обмен сканами по указанным адресам электронной почты, и обменяйтесь оригиналами позже. Подробно о том, почему скан — слабое доказательство, мы писали в статье «Как подтвердить, что клиент подписал договор».

Электронная подпись

Вы загружаете договор в сервис, вторая сторона открывает ссылку на телефоне или компьютере и подписывает кодом из SMS. Это занимает минуты, а сервис сохраняет журнал: кто открыл документ, на какой номер ушёл код, когда документ подписан и что файл после этого не менялся.

Для договоров между людьми и с клиентами обычно хватает простой электронной подписи (ПЭП). По закону она приравнивается к собственноручной, если стороны договорились об этом заранее — в соглашении об использовании электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Квалифицированная подпись (КЭП) нужна для отчётности в госорганы, торгов и ряда сделок с недвижимостью.

Что прописать в договоре, если стороны далеко

Удалённое подписание меняет несколько вещей, о которых при встрече не думают. Проверьте, что в договоре есть:

1. Место заключения договора. Если его не указать, местом заключения считается место жительства гражданина или место нахождения организации, которые направили предложение заключить договор (ст. 444 ГК РФ). Чтобы не было разночтений, просто укажите город в шапке.
2. Дата. При подписании почтой стороны подписывают в разные дни. Договор считается заключённым, когда тот, кто предложил его заключить, получил согласие второй стороны (п. 1 ст. 433 ГК РФ). Чтобы не спорить о дате, пропишите, что договор вступает в силу с момента подписания последней из сторон, или укажите конкретную дату начала действия.
3. Способ подписания и обмена документами. Если подписываете электронно — что стороны признают простую электронную подпись и какой номер телефона или адрес почты использует каждая. Если сканами — что сканы имеют силу до обмена оригиналами.
4. Адреса для переписки. Почтовые и электронные — туда будут уходить уведомления, претензии и акты.
5. Подсудность. Если стороны в разных городах, спор по общему правилу рассматривают по месту ответчика. Стороны могут договориться о другом суде — для этого нужна отдельная оговорка в договоре. Для договоров с потребителями такая оговорка не лишает гражданина права обратиться в суд по своему месту жительства.
6. Порядок подписания актов. Если по договору будут акты, счета или дополнительные соглашения, сразу договоритесь, что они подписываются тем же способом.

Как подписать договор онлайн: пошагово

Чтобы подписать договор между физлицами онлайн или с клиентом из другого города, в сервисе ПЭП достаточно нескольких шагов:

1. Подготовьте договор. Загрузите готовый файл или соберите договор по шаблону. Проверьте ФИО, паспортные данные и суммы — после подписания текст изменить нельзя, только оформить дополнительное соглашение.
2. Добавьте подписантов. Укажите ФИО и номер телефона второй стороны. Если сторон больше двух, добавьте всех и задайте порядок подписания.
3. Отправьте ссылку. Человек получит её в SMS или письме и откроет договор с телефона, ничего не устанавливая.
4. Вторая сторона подписывает. Она читает договор, принимает условия использования электронной подписи и вводит код из SMS.
5. Сохраните подписанный документ. Обе стороны получают договор с отметками о подписании и отчётом. Скачайте его и храните вместе с другими документами по сделке.

Чтобы начать, зарегистрируйтесь в сервисе ПЭП и отправьте первый договор.

Типичные ошибки

• Подписали сканами и забыли про оригиналы. Если в договоре сказано, что стороны обменяются оригиналами, а обмена так и не было, в споре это сыграет против вас.
• Разные редакции у сторон. Одна сторона внесла правку, другая подписала старый файл. При электронном подписании такого не бывает: обе подписывают один и тот же файл, а его отпечаток фиксируется.
• Не указали дату вступления в силу. При подписании почтой между подписями может пройти две недели, и непонятно, с какого дня считать сроки.
• Отправили договор обычным письмом. Без описи вложения не доказать, что в конверте был именно договор.
• Подписали электронно то, что требует нотариуса или КЭП. Проверьте заранее, подходит ли простая электронная подпись для вашего документа.

Коротко

Стороны в разных городах — не повод откладывать сделку. Для большинства договоров между людьми и с клиентами подойдёт электронное подписание: быстро, с доказательствами и без пересылки бумаги. Почта и курьер нужны, когда без оригиналов не обойтись. Сканы — только как временное решение. И в любом случае укажите в договоре место заключения, дату вступления в силу и способ, которым стороны обмениваются документами.

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией.