Акт выполненных работ для самозанятого: нужен ли и как оформить

Закон о налоге на профессиональный доход акт выполненных работ не требует: для налога самозанятому достаточно чека из приложения «Мой налог». Но акт почти всегда нужен по другим причинам. Компании и ИП он нужен как первичный документ для бухгалтерии, а вам — как доказательство, что работа сдана и принята и заказчик должен заплатить. Оформить акт можно в простой письменной форме, в том числе электронно: заказчик открывает его по ссылке и подписывает кодом.

Чек и акт: что подтверждает каждый документ

Чек и акт часто путают, хотя они отвечают на разные вопросы.

Чек — налоговый документ. По закону № 422-ФЗ самозанятый формирует его при каждом расчёте: в момент оплаты, а при безналичной оплате от организации или ИП — не позднее 9-го числа следующего месяца. Чек подтверждает, что вы получили деньги и учли их как доход. Для заказчика-компании чек важен ещё и потому, что без него выплату самозанятому сложно учесть в расходах.

Акт — гражданско-правовой документ. Он подтверждает, что работа выполнена или услуга оказана, в каком объёме и что заказчик принял результат. Чек этого не показывает: деньги могли быть авансом, а работа — не сделана или сделана не так.

Поэтому одно другое не заменяет. Если клиент заплатил после подписания акта, у вас на руках полная картина: работа принята, деньги получены, налог учтён.

Когда акт нужен, а когда можно без него

Заказчик — организация или ИП. Акт нужен почти всегда. По закону о бухгалтерском учёте (№ 402-ФЗ, ст. 9) каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом, и бухгалтерия заказчика, как правило, просит акт вместе с чеком. Многие компании прямо пишут в договоре: оплата после подписания акта и получения чека.

Договор подряда. Гражданский кодекс связывает оплату с приёмкой: если договором не предусмотрена предоплата, заказчик платит после окончательной сдачи работы (ст. 711 ГК РФ). А сама приёмка обычно и оформляется актом. Заказчик обязан осмотреть и принять результат, а замеченные недостатки — сразу оговорить (ст. 720 ГК РФ). Если он принял работу без проверки, потом ему трудно ссылаться на явные недостатки, которые можно было увидеть при приёмке.

Услуги. Для услуг закон акт прямо не требует: заказчик оплачивает услуги в сроки и в порядке, указанные в договоре (ст. 781 ГК РФ). Но если услуги оказываются регулярно — например, ведение соцсетей или бухгалтерия за месяц, — ежемесячный акт оказанных услуг убирает споры о том, что именно сделано за период.

Заказчик — обычный человек. Если вы шьёте платье, ремонтируете технику или фотографируете семью, бухгалтерии у клиента нет и акт формально ему не нужен. Но при крупной сумме или работе с результатом, к которому могут быть претензии, акт защищает вас: клиент подписал, что работа принята без замечаний.

Короткое правило: если в споре вам пришлось бы доказывать, что работа сделана и принята, — оформляйте акт.

Что указать в акте выполненных работ

Единой формы акта нет: можно составить его самостоятельно. Для заказчика-компании акт должен содержать обязательные реквизиты первичного документа из закона № 402-ФЗ. На практике в акте самозанятого указывают:

• Название и дату: «Акт сдачи-приёмки выполненных работ № 5 от 9 ноября 2026 г.».
• Ссылку на договор: номер и дату. Если работа по заявке или счёту — их реквизиты.
• Стороны: ваши ФИО и ИНН с пометкой «плательщик налога на профессиональный доход»; для компании — наименование, ИНН, должность и ФИО подписанта.
• Перечень работ или услуг: конкретно, как в договоре или техническом задании. Не «дизайнерские услуги», а «разработка логотипа, три варианта, исходные файлы в SVG и PNG».
• Период или сроки выполнения.
• Стоимость: по каждой позиции и итого, с пометкой «НДС не облагается в связи с применением специального налогового режима».
• Фразу о приёмке: «Работы выполнены в полном объёме и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет».
• Подписи сторон с расшифровкой и должностью для подписанта компании.

Если у заказчика есть замечания, их не нужно прятать: в акте можно перечислить недостатки и срок их устранения или оформить отдельный акт выявленных недостатков. Это честнее и для вас безопаснее, чем акт «без претензий», который клиент отказывается подписывать.

Типичные ошибки и спорные ситуации

Один акт на всё время работы. Если вы работаете с клиентом месяцами, а акт подписан один раз в конце, сложно разобраться, что и когда было сдано. Подписывайте акт по каждому этапу или за каждый месяц.

Акт не совпадает с чеком. Сумма в акте и сумма в чеке должны сходиться, а назначение платежа — быть понятным. Если клиент платил частями, укажите это в акте или подписывайте акт на каждую оплаченную часть.

В акте трудовые формулировки. «Выполнение обязанностей дизайнера за октябрь» похоже на зарплату сотрудника, а не на оплату результата. В акте, как и в договоре, должен быть конкретный результат. Подробнее о том, какие пункты нужны в договоре и чего в нём избегать, — в статье «Договор самозанятого с клиентом: что обязательно указать».

Заказчик молчит и не подписывает. Заранее пропишите в договоре срок на проверку и правило: если за это время заказчик не прислал мотивированных замечаний, работа считается принятой. Тогда важно доказать, что акт был отправлен и получен, поэтому отправляйте его способом, который это фиксирует, а не просто в мессенджер.

Подписант компании без полномочий. Акт от имени компании подписывает руководитель или сотрудник по доверенности. Если подписал случайный менеджер, у компании потом может появиться повод сказать, что акт не принят. Уточните, кто подписывает документы со стороны заказчика.

Как подписать акт с заказчиком онлайн

Самозанятые часто работают с заказчиками из других городов, и пересылать бумажный акт почтой ради одной подписи неудобно. Гражданский кодекс допускает письменную форму в виде электронного документа, а закон № 63-ФЗ признаёт простую электронную подпись, если стороны договорились о её использовании.

В сервисе ПЭП это выглядит так:

1. Сформируйте акт. Выберите шаблон «Акт сдачи-приёмки выполненных работ» или «Акт оказанных услуг» и заполните анкету: договор, перечень работ, сумму. Можно загрузить и свой акт в Word.
2. Отправьте заказчику. Укажите телефон или почту. Заказчику не нужны приложение и регистрация: он открывает акт по ссылке на телефоне или компьютере. Если заказчик — компания, акт подписывает сотрудник с указанием должности.
3. Дождитесь подписи. Заказчик принимает соглашение об использовании простой подписи и вводит одноразовый код из SMS или письма. Если он не подписал сразу, сервис напомнит ему сам: через 15 минут, через сутки и через 3 дня. Статус видно в кабинете.
4. Если есть замечания. Заказчик может отказаться от подписи и указать причину. Вы увидите её и сможете исправить акт или оформить акт выявленных недостатков — такой шаблон тоже есть.
5. Сохраните результат. Обе стороны получают подписанный PDF и отчёт о подписании: кто, когда и с какого устройства подписал. Акт можно отправить вместе с отчётом или спецификацией — несколько файлов подписываются одним кодом.

Подробнее о шаблонах актов, акте сверки и стоимости отправки — на странице о том, как подписать акт выполненных работ онлайн. Попробовать можно после бесплатной регистрации.

Честно о границах: если заказчик принимает первичные документы только через оператора электронного документооборота с квалифицированной подписью, договоритесь о формате заранее — его бухгалтерия может не принять акт с простой подписью.

Коротко

• Для налога самозанятому нужен чек, а акт закон № 422-ФЗ не требует.
• Акт нужен, чтобы доказать сдачу и приёмку работы, а компании и ИП — для бухгалтерии.
• В акте: ссылка на договор, стороны с ИНН, конкретный перечень работ, сумма без НДС, отметка о приёмке и подписи.
• Подписывайте акт по каждому этапу или месяцу, следите, чтобы суммы совпадали с чеками.
• Акт можно подписать электронно: заказчик открывает ссылку и подтверждает подпись кодом.

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией.